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No hay nada urgente. Solo personas con prisa

Todos quisiéramos poder terminar más trabajo en menos tiempo. Sin embargo, ¿tienes la sensación de que nunca llegas a tiempo? ¿Trabajas sin parar y nunca tachas las cosas de la lista de tareas pendientes? Pues no estás solo.

Hay que gestionar el tiempo.

De hecho la clave de la productividad no es trabajar más, sino trabajar mejor.

A continuación voy relatar siete pequeños pero importantes trucos para aumentar drásticamente tu rendimiento laboral. Se trata de aumentar las veces que cada día puedas decir “esto ya está terminado.”


1. Antes de empezar el día, decide 5 tareas importantes que vas a terminar. No he dicho “quieres terminar” sino “vas a terminar.” De los 5 asegura que al menos tres (mejor cuatro) son importantes (los que traen ventas, ganan medallas o aumentan tus posibilidades profesionales). Escribe a mano una lista de estas cinco tareas.


2. Antes de empezar el día, revisa tus “tareas urgentes”. De ellos, identifica cuales puedes APLAZAR INDEFINIDAMENTE. Casi siempre, lo urgente puede simplemente ser olvidado. Son estas tareas lo que nos impide terminar lo importante. Hay que aprender a ser feroz en la negación de hacer tonterías.

3. Reducir las distracciones. La mejor manera de terminar las tareas importantes es desconectándote del mundo. No siempre es posible, pero intenta atender llamadas en un horario fijo. No tengas siempre abierto el correo y pon el Skype, Messenger y demás en “Fuera de línea”

Por naturaleza las personas somos sociables y nos gusta comunicar con los demás. Sin embargo, también somos criaturas racionales capaces de frenar (al menos durante periodos cortos) nuestros impulsos. Sin lugar a duda, esto es el truco más eficaz para mejorar la productividad.

4. Delegar tareas en los otras personas. ¿Que cosas pueden hacer otros en tu lugar? De las tareas que no pudiste descartar totalmente en el paso 2, ¿cuales puedes pasar a otra persona?

A fin al cabo, tu eres la persona quien está tratando de aumentar TU productividad. El mundo está lleno de personas encantados de hacer cualquier cosa con tal de no hacer lo realmente importante. Considéralo un “outsourcing” concertado.

5. Cuando inicias una actividad trata de seguir hasta que lo termines. Muchos de nosotros (es uno de mis mayores defectos) somos propensos a estar haciendo 20 cosas a la vez. Siempre es más divertido arrancar algo nuevo que aplicarte concienzudamente en una tarea a medias.

Pero no estás en el trabajo sólo para divertirte. Para conseguir resultados hay que ser diligente. Cada “proyecto” pasa por tres fases: arranque, desarrollo y conclusión. Pasar por la parte de desarrollo es imprescindible para poder concluir.

Si es imposible terminarlo todo en una sentada, divide la tarea en “actividades” más pequeñas. Deben ser pasos concretos secuenciales que llevan a la conclusión final de la tarea. De este modo, tendrás un plan claro y una lista de pasos que puedas ir tachando.

6. Identifica las dependencias a los cuales estás sujeto. ¿Alguna vez has metido prisa por terminar algo, sólo para llegar y comprobar que no puedas seguir hasta que otro no haya terminado lo suyo? ¡La culpa de esto es tuya!

Si previamente hubieras visto las dependencias podrías haber reordenado tus prioridades. No hay nada más frustrante que emplear un gran esfuerzo para luego no poder concluir la faena hasta que otro acabe (casi siempre tarde) su parte. Obviamente el mundo no es perfecto y siempre surgirán imprevistos.

Si tienes claro desde el principio de quienes dependen tus proyectos, podrás ir controlando sus progresos y ajustando tus previsiones acorde. Eso si, ten claro que los demás también pueden acabar antes de lo previsto.

7. Dedica un tiempo para planificar y organizar tu tiempo. En unos pocos minutos puedes trazar un plan aproximado de los objetivos del día, la semana y a medio plazo.

Estos planes no son compromisos fijos con los demás ni contigo mismo, sino guías orientativos para no perder el rumbo. Cuando alguien te pide un favor o te asigna una tarea nueva, revisa tu plan y decide en que lugar debería meterse.

El hecho de que haya venido lo último no implica nada al respecto de su prioridad ni su importancia.

Tienes que aprender a decir “No”. El momento de decirlo es en el momento que alguien te pide que hagas algo. Si más importante del resto de tus encargos entonces debes reorganizarte.

Si puede esperar a final, entonces no hay problema.

Y si resulta que podrías hacerlo, pero a costa de no terminar algo más importante, tienes que rechazar el encargo.

Sienta con la persona, explica tus razones y amablemente decirle que no debes asumir la responsabilidad. Si viene de tu jefe y no tienes elección, al menos debes informarle claramente sobre las consecuencias en los demás proyectos que representa este cambio.

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